Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Ayrımı

Adapptiv, aşağıda bilgileri yer alan şirket tarafından işletilen bir yazılım hizmetidir.

Bu politikada "Adapptiv", "biz", "bizim" ve "platform" ifadeleri yukarıdaki işletme tarafından sunulan hizmetleri ifade eder.

1.1. İki farklı rol

Adapptiv'in kişisel veriler bakımından iki farklı rolü vardır ve bu ayrımın anlaşılması önemlidir.

Adapptiv'in veri sorumlusu olduğu hâller. Platformu kullanan işletmeye ve o işletmenin panel kullanıcılarına (işletme sahibi, yönetici, personel) ait hesap ve kullanım verileri bakımından Adapptiv veri sorumlusudur. Bu verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını Adapptiv belirler.

Adapptiv'in veri işleyen olduğu hâller. Platformu kullanan işletmenin kendi müşterilerine ait veriler (müşteri kartları, randevular, mesajlaşma içerikleri, hizmet geçmişi, tahsilat kayıtları) bakımından veri sorumlusu ilgili işletmedir. Adapptiv bu verileri yalnızca işletmenin talimatı doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işler; kendi amaçları için kullanmaz.

Bu ayrım, işletmenin kendi müşterilerine karşı aydınlatma yapma, gerektiğinde açık rıza alma ve ilgili kişi taleplerini karşılama yükümlülüğünün işletmede olduğu anlamına gelir. Ayrıntı için bkz. Bölüm 17.

2. Kapsam ve Amaç

Bu politika; Adapptiv internet sitesi, web paneli, mobil uygulamaları (Android ve iOS) ve platform üzerinden sunulan tüm hizmetler kapsamında kişisel verilerin nasıl toplandığını, işlendiğini, saklandığını, aktarıldığını ve korunduğunu açıklar.

Adapptiv; randevu ile çalışan işletmeler için randevu yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), yapay zekâ destekli müşteri iletişimi, WhatsApp ve Instagram mesajlaşma entegrasyonları, Meta reklam performans analizi, muhasebe ve kasa yönetimi, personel yönetimi, kampanya yönetimi ve raporlama hizmetleri sunar.

Adapptiv, kişisel verilerin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve uygulanabilir diğer mevzuata uygun hareket eder.

3. İşlenen Kişisel Veriler, Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler

KVKK m.10 uyarınca, işlenen veri kategorileri ile bunların toplanma yöntemi ve hukuki sebepleri aşağıda gösterilmiştir.

3.1. Panel kullanıcısı ve işletme verileri Adapptiv veri sorumlusudur

3.2. İşletmenin müşterilerine ait veriler Veri sorumlusu ilgili işletmedir; Adapptiv veri işleyendir

Bu verilerin hukuki dayanağı, ilgili işletme ile kendi müşterisi arasındaki ilişkiye göre belirlenir ve bunun sağlanması işletmenin sorumluluğundadır.

4. Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• Kullanıcı hesabının oluşturulması, doğrulanması ve yönetilmesi
• Randevuların oluşturulması, değiştirilmesi, iptali ve hatırlatılması
• CRM ve müşteri ilişkileri yönetimi hizmetlerinin sağlanması
• WhatsApp ve Instagram üzerinden gelen müşteri mesajlarının alınması, yanıtlanması ve panelde görüntülenmesi
• Yapay zekâ destekli otomatik yanıt ve randevu işlemlerinin yürütülmesi
• İşletmenin bağladığı Meta reklam hesabının performansının (harcama, gösterim, tıklama, getiri) işletmeye raporlanması
• Muhasebe, kasa ve tahsilat yönetiminin sağlanması
• Kampanya ve müşteri segmentlerinin oluşturulması
• Raporlama ve istatistik hizmetlerinin sunulması
• Teknik destek sağlanması ve arıza giderilmesi
• Bilgi güvenliğinin ve kötüye kullanımın önlenmesinin sağlanması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve uyuşmazlıkların çözülmesi

5. WhatsApp Entegrasyonu

Adapptiv, WhatsApp Business Platform (Cloud API) üzerinden çalışan bir mesajlaşma entegrasyonu sunar. Bu entegrasyon yalnızca işletmenin kendi yetkilendirmesiyle ve Meta'nın Embedded Signup akışı üzerinden kurulur.

5.1. Kullanılan izinler ve alınan veriler

Entegrasyon kapsamında Meta'dan aşağıdaki izinler talep edilir:

Bu izinler kapsamında işlenen veriler: mesaj içerikleri (metin, medya, konum), gönderen ve alıcı telefon numaraları, WhatsApp profil adı, mesaj kimlikleri, zaman damgaları ve teslim durumları.

5.2. Mevcut numarayla bağlantı (Coexistence) ve geçmiş senkronizasyonu

İşletme, hâlihazırda WhatsApp Business uygulamasında kullandığı numarayı kaybetmeden Adapptiv'e bağlayabilir. Bu bağlantı türünde, işletmenin açık onayı vermesi hâlinde, WhatsApp Business uygulamasındaki geçmiş yazışmalar ve kişi listesi Adapptiv'e aktarılır:

• Bağlantı anından itibaren geriye dönük 180 güne kadar olan bire bir yazışmalar
• Kişi listesindeki isim ve telefon numaraları
• Bağlantı kurulduktan sonra işletmenin telefonundan elle gönderdiği mesajların kopyaları (bunlar panelde konuşmanın eksiksiz görünmesi için kaydedilir)

İşletme bir müşteriye telefonundan kendisi yazdığında, yapay zekâ asistanı o müşteriyle konuşmayı işletmeye bırakır ve aynı anda yanıt vermez.

Grup sohbetleri aktarılmaz ve işlenmez. Geçmiş aktarımı onayı işletme tarafından bağlantı sırasında WhatsApp uygulamasından verilir; onay verilmezse geçmiş veri aktarılmaz ve yalnızca bağlantı sonrası mesajlar işlenir.

5.3. Bağlantının sonlandırılması

İşletme, WhatsApp Business uygulamasında Ayarlar → Hesap → İş Platformu → Bağlantıyı Kes adımlarını izleyerek bağlantıyı istediği zaman sonlandırabilir. Bağlantı sonlandırıldığında Adapptiv yeni mesaj alamaz ve gönderemez. Daha önce aktarılmış mesajların silinmesi için bkz. Bölüm 13.

6. Instagram Entegrasyonu

Adapptiv, işletmenin Instagram profesyonel hesabına gelen doğrudan mesajları (DM) panele taşıyabilir ve bunlara yanıt verebilir. Gönderi yorumları işlenmez.

6.1. Kullanılan izinler ve alınan veriler

Bu izinler kapsamında işlenen veriler: mesaj içerikleri, gönderen kullanıcının Instagram kullanıcı adı ve platforma özgü kimliği, profil fotoğrafı, mesaj kimlikleri ve zaman damgaları.

6.2. Kısıtlar

Instagram üzerinden alınan veriler yalnızca işletmenin müşteri iletişimini yürütmesi ve randevu oluşturması amacıyla kullanılır. Instagram kullanıcılarının takipçi listeleri, gönderi içerikleri veya profil verileri müşteri iletişimi dışında bir amaçla toplanmaz. Bir kullanıcı mesajını sildiğinde ("unsend"), ilgili mesaj Adapptiv'deki konuşma kaydından da kaldırılır.

7. Meta Reklam Verileri

İşletmenin yetkilendirmesi hâlinde Adapptiv, işletmenin Meta reklam hesaplarından performans verilerini okuyabilir. Bu kapsamda reklam hesabının adı ile harcama, gösterim, tıklama ve getiri (ROAS) gibi toplu performans metrikleri işlenir; reklamı gören kişilere ait kişisel veri alınmaz.

Adapptiv bu verileri yalnızca reklam performansını işletmeye raporlamak için kullanır. Reklam hesabı bağlantısı isteğe bağlıdır ve panelden istendiği zaman kaldırılabilir; erişim anahtarı veritabanında şifreli saklanır.

8. Meta Platform Verilerinin Kullanımına İlişkin Taahhütlerimiz

Meta platformlarından (WhatsApp, Instagram, Meta reklam hizmetleri) elde edilen verilerle ilgili olarak Adapptiv aşağıdakileri taahhüt eder:

• Bu veriler satılmaz, kiralanmaz veya ticari amaçla üçüncü taraflara devredilmez.
• Bu veriler reklam hedefleme amacıyla kullanılmaz ve reklam ağlarıyla paylaşılmaz.
• Mesaj içerikleri yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz ve kullanılan yapay zekâ hizmet sağlayıcılarıyla model eğitimini yasaklayan sözleşmeler yürürlüktedir.
• Veriler yalnızca hizmetin işletmeye sunulması için gerekli olan asgari ölçüde işlenir.
• Her işletmenin verisi veritabanı düzeyinde diğer işletmelerden yalıtılır; bir işletme başka bir işletmenin mesajlarına veya müşterilerine erişemez.
• Bu veriler, ilgili işletme dışında hiçbir Adapptiv müşterisiyle paylaşılmaz.

9. Yapay Zekâ Hizmetleri

Adapptiv, müşteri mesajlarını anlamak ve otomatik yanıt üretmek için yapay zekâ kullanır. Yapay zekâ; gelen mesajın amacını çözümlemek, randevu oluşturmak, değiştirmek veya iptal etmek, işletmeye kampanya metni önermek ve isimsiz toplu istatistiklerle işletme analizi sunmak amacıyla çalıştırılır.

Kullanılan sağlayıcı: Mesaj çözümleme ve yanıt üretimi için OpenAI hizmetleri kullanılmaktadır. Bu kapsamda yalnızca mesaj metni, müşterinin adı ve randevu için gerekli işletme bilgileri (hizmetler, saatler) sağlayıcıya iletilir. Müşteri notları, sağlık bilgileri, etiketler, işletmenin tanımladığı özel alanlar ve müşteri dosyaları yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez. Sağlayıcının API koşulları uyarınca bu veriler model eğitiminde kullanılmaz.

Sağlayıcı değişikliği hâlinde bu politika güncellenir ve güncel sağlayıcı burada belirtilir.

Yapay zekâ tarafından üretilen yanıt ve analizler otomatik olarak oluşturulur; her durumda hatasız veya eksiksiz olacağı garanti edilmez. İşletme, otomatik yanıtları panelden devralarak konuşmayı elle sürdürebilir.

10. Hizmet Sağlayıcılar ve Veri Aktarımı

Hizmetin sunulabilmesi için aşağıdaki hizmet sağlayıcılardan yararlanılır:

Bunların dışında kişisel veriler, yalnızca yasal zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.

11. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Yukarıda belirtilen sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan, hizmetin sunulması için kişisel verilerin yurt dışına aktarılması gerekmektedir.

Ana veritabanı ve dosyalar Almanya'da (AB), e-postalar İrlanda'da (AB) işlenir; yukarıda ABD olarak belirtilen sağlayıcılara da veri aktarılır. Bu sağlayıcılarla, verilerin yalnızca hizmetin sunulması amacıyla ve gizlilik ile güvenlik yükümlülükleri altında işlenmesini öngören veri işleme sözleşmeleri kapsamında çalışılır. Sağlayıcılara yalnızca ilgili işlem için gereken veri gönderilir.

12. Veri Saklama Süreleri

Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya geri döndürülemez şekilde anonim hâle getirilir. Yasal saklama yükümlülüğü bulunan veriler ilgili süre boyunca muhafaza edilmeye devam eder.

13. Verilerin Silinmesi ve Hesap Kapatma

13.1. Silme talebi

Kişisel verilerinizin silinmesini talep etmek için Veri Silme Talebi sayfası adresindeki adımları izleyebilir veya info@adapptivdigital.com adresine yazabilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve sonuç size bildirilir.

Meta hesapları üzerinden elde edilen verilerin silinmesi de bu kanal üzerinden talep edilebilir.

13.2. Meta bağlantısı kaldırıldığında

İşletme WhatsApp veya Instagram bağlantısını kaldırdığında:

• İlgili erişim token'ları derhal iptal edilir ve sistemden silinir
• Yeni mesaj alınması ve gönderilmesi durur
• Daha önce alınmış mesaj kayıtları, işletme aksini talep etmedikçe Bölüm 12'deki saklama süresi boyunca panelde erişilebilir kalmaya devam eder
• İşletme talep ederse, ilgili platformdan alınmış tüm mesaj geçmişi 30 gün içinde silinir

13.3. Hesap kapatma

Hesabınızı uygulamada Ayarlar → Hesabımı sil adımıyla kapatabilirsiniz. İşletmenin tek yöneticisi hesabını sildiğinde işletmeye ait tüm veriler kalıcı olarak silinir. Kapatmadan önce Ayarlar → Verilerimi indir ile verilerinizi Excel olarak indirebilirsiniz.

14. Veri Güvenliği

Adapptiv, kişisel verilerin güvenliği için aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri uygular:

• Tüm veri iletişiminde TLS şifrelemesi
• Meta ve diğer üçüncü taraf erişim token'larının veritabanında AES-256-GCM ile şifreli saklanması
• Veritabanı düzeyinde satır bazlı erişim denetimi (RLS) ile işletmeler arası veri yalıtımı
• Rol bazlı yetkilendirme ve asgari yetki ilkesi
• Randevu ve ödeme işlemlerinde olay kayıtlarının tutulması
• İşletmeler arası yalıtımın düzenli otomatik güvenlik testleriyle denetlenmesi
• Telefon uygulamasında oturum anahtarının işletim sisteminin güvenli deposunda saklanması
• Müşteri dosyalarının herkese kapalı, işletmeye özel depolama alanında tutulması
• Personelin gizlilik yükümlülüğü altında olması

15. Veri İhlali Bildirimi

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edildiğinin tespit edilmesi hâlinde Adapptiv, durumu en kısa sürede ve her hâlde 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirir.

Adapptiv'in veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği hâllerde (bkz. Bölüm 1.1), ihlal ilgili işletmeye gecikmeksizin bildirilir; Kurul'a bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatındaki işletmeye aittir.

16. Çocukların Verileri

Adapptiv, 18 yaşından küçük kişilere doğrudan hizmet sunmaz ve onlardan bilerek kişisel veri toplamaz. Platformu kullanan işletmenin müşteri kayıtları arasında reşit olmayan kişilere ait veri bulunması hâlinde, bu verilerin veli veya vasi onayına dayanarak işlenmesini sağlamak ilgili işletmenin sorumluluğundadır.

17. İşletme Kullanıcısının Yükümlülükleri

Platformu kullanan işletme, kendi müşterilerine ve çalışanlarına ait veriler bakımından veri sorumlusudur ve şu yükümlülükleri taşır:

• Müşterilerine KVKK m.10 kapsamında aydınlatma yapmak
• Gerekli hâllerde açık rıza almak, özellikle ticari elektronik ileti gönderimi için İYS üzerinden izin yönetmek
• Sisteme yüklediği verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmiş olmasını sağlamak
• Kendi müşterilerinden gelen ilgili kişi taleplerini karşılamak
• Verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak
• Kendi hesabına bağladığı WhatsApp, Instagram ve reklam hesapları üzerinde yetkili olduğunu ve bu bağlantı için gerekli izinlere sahip olduğunu taahhüt etmek
• Panel kullanıcı hesaplarının güvenliğini sağlamak ve şifrelerini paylaşmamak

Adapptiv, işletmenin bu yükümlülüklerini yerine getirmemesinden doğan sonuçlardan sorumlu değildir.

18. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru

KVKK m.11 kapsamında ilgili kişiler şu haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Kanun'daki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvuru yolları

Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

İşletmenin müşterisi sıfatıyla başvuruda bulunuyorsanız, talebinizin doğrudan hizmet aldığınız işletmeye iletilmesi daha hızlı sonuç verecektir; zira bu veriler bakımından veri sorumlusu ilgili işletmedir. Adapptiv'e ulaşan bu tür talepler ilgili işletmeye yönlendirilir.

19. Çerezler

Adapptiv internet sitesinde ve web panelinde reklam, analiz veya izleme çerezi kullanılmaz. Web paneli yalnızca oturumunuzu sürdürmek için tarayıcınızın yerel deposunu kullanır; bu zorunludur ve çıkış yaptığınızda silinir.

İleride zorunlu olmayan bir çerez eklenirse önce bu politika güncellenir ve kullanıcı tercihi alınır.

20. Politika Değişiklikleri

Adapptiv; mevzuat, teknik altyapı veya hizmet kapsamında meydana gelen değişiklikler nedeniyle bu politikayı güncelleyebilir.

Güncellenen politika bu sayfada yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur. Önemli değişikliklerde panel kullanıcıları e-posta veya panel içi bildirim yoluyla ayrıca bilgilendirilir.

21. İletişim

Bu politikanın İngilizce sürümü /privacy adresinde yayımlanmaktadır. Sürümler arasında çelişki hâlinde Türkçe metin esas alınır.

Kişisel verilerinizin silinmesini mi talep etmek istiyorsunuz? → Veri Silme Talebi sayfasına gidin